اسناد مالی و حسابداری

اسناد مالی و حسابداری به اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری گفته می‌شود که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش مالی و نگهداری باشد.

• این اسناد در مقام دعوی و دفاع، قابل استناد است. اما هر نوشته‌ای سند نیست.

سندنوشته‌ای است که حق و قرار بین سازمان‌ها یا اشخاص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با هم طرف حساب و معامله هستند را ثابت یا رد نماید. یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد، سند محسوب می‌شود. ارزش اسناد به اعتبار آن‌ها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است. که در هر سند برای مجموعه‌ی ایجاد کننده و بایگانی وجود دارد. اسناد مالی و حسابداری از حیث محتوا و موضوع به گروه‌های گوناگون قابل تقسیم می‌باشند.

مشخصات فنی

• نوع چاپ اسناد مالی و حسابداری رنگی و سیاه و سفید و جنس کاغذ آن تحریر با گرماژ ۸۰ و ۱۲۰ گرم و جنس کاغذ جلد آن گلاسه با گرماژ ۱۳۵ و ۲۰۰ گرم در ابعاد استاندارد و سفارشی به همراه شماره‎‌گذاری و پرفراژ می‌باشد.

انواع

• اسناد اداری: سند اداری دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. مانند: تقاضانامه‌های معمولی(مرخصی، وام، مساعده، درخواست خرید، انتقال واحد و …) اساسنامه‌ها، قوانین، آیین نامه‌ها، قراردادها که در برگیرنده سیاست‌ها، تعهدات، وظایف و مسؤولیت‌های کلی سازمان می‌باشد.
• اسناد مالی: دفاتر مالی، پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده‌ هزینه‌ها به اشکال مختلف ، اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان.

فاکتور

• فاکتور مهم‌ترین جزء هر معامله، تجارت و کسب و کار است.
• در چاپ فاکتور معمولا از کاغذ تحریر و کاربن لس استفاده می‌شود.
• سند نشان می‌دهد که خریدار باید مبلغ توافق‌شده را بابت ارائه کالا و یا خدمات مشخصی به فروشنده بپردازد.
• فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر شده و شرح کالا و خدمات، مقادیر و قیمت‌های توافق‌شده برای آن که توسط فروشنده برای خریدار تهیه شده را ثابت می‌کند. سایز، جنس و کیفیت طراحی و چاپ فاکتور فروش، نقش به سزایی در ایجاد تصویر ذهنی مناسب از برند شرکت شما دارد.
• قطع فاکتور، کاغذ و گرماژ فاکتورهای فروش نیز سلیقه‌ای است و بسته به نیاز شرکت یا موسسه و بودجه آن طراحی و چاپ می‌گردند. در طراحی فاکتورها آرم و نام موسسه در سمت راست یا وسط و تاریخ و شماره سریال ملخی در سمت چپ آن قرار می‌گیرد.

پیش فاکتور

پیش فاکتور عبارت است ار سیاهه خریدی که فروشنده به درخواست خریدار و به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعین مدت اعتبار قیمت درج شده به نام وی صادر می‌نماید که بعد از تایید مدیران مربوطه خرید صورت گرفته و برای آن فاکتور صادر می‌گردد.

اوراق‌بهادار(بُن خرید و تخفیف)

• کسب و کارهای نوین، فروشگاه‌ها و موسسات برای ترغیب مشتری به بازدید، خرید و استفاده از خدمات خود اقدام به استفاده از محرک‌های فروش می‌نمایند. بن خرید کالا، کوپن، دوره‌های تخفیف، جوایز، برگزاری مسابقه و نظایر آن در این چارچوب ارزیابی می‌شود.
• استفاده از این محرک‌ها و انگیزه‌های فروش به طور معمول در کوتاه مدت موثر است و مشتریان به خاطر کالای مورد نظر و استفاده از ارزش افزوده مازاد آن جذب فروشگاه می‌شوند.
• عده‌ای از افراد که به واسطه بُن تخفیف و دیگر محرک‌ها یک بار از شما خرید می‌کنند می‌توانند مشتری ثابت شما شوند البته این مهم تنها در شرایطی برقرار می‌گردد که ارزش و اعتمادی که آنها نیاز دارند را از شما دریافت کنند.

قبوض تحویل، دریافت و پرداخت

از مهم‌ترین اسناد مالی و حسابداری در امور انبارداری و حسابداری قبوض دریافت، تحویل و پرداخت است. فانوس پرینت طراحی این محصول مهم را که وظیفه‌ی شفاف سازی ورود و خروج اقلام، وجه نقد و اسناد مالی همچون چک را در بنگاه های اقتصادی و سازمان‌ها به عهده دارد. گواهی تحویل کالا، رسید دریافت اقلام ، ثبت هر نوع جابجایی، خروج یا ورود اقلام و ابزار، اجناس و وجه نقد در سازمان‌ها و بنگاه‌های کسب و کار بخشی از وظیفه‌ی این محصول می‌باشد. بی‌تردید مهمترین عامل موفقیت و وجه تمایز شرکت‌ها و سازمان‌ها از یکدیگر شفافیت و انضباط مالی سازمان در برخورد با مشتریان، مخاطبان و حتی نهادها و بانک‌ها می‌باشد. ایجاد روال کاری صحیح در بخش مالی و اداری مستلزم ثبت دقیق وقایع مالی و ریز اطلاعات آن در فرم‌ها و اسناد مرتبط است.

چک لیست عمومی

• فایل مورد نظرم را به لحاظ کیفیت برای چاپ بررسی کردم
• طرحم در سایز واقعی طراحی شده و کیفیت مطلوب برای چاپ دارد
• مدرنگی فایلم CMYK است و از تفاوت سیستم خروجی رنگ بین مانیتور (RGB) و دستگاه‌های چاپ (CMYK)و حتی بین تکنولوژی مرکب انواع دستگاه‌های چاپ، کاغذ و پوشش‌ها مطلعم.
• از فونت کمتر از 8pt به عنوان محتوای اصلی در هیچ محصولی استفاده نمی‌کنم.
• از ترکیب رنگی 16bit در فایلم استفاده نکرده‌ام
• رزولوشن فایلم برای چاپ افست و دیجیتال 300dpi است
• از فایل، پرینت و یا نمونه چاپ دیجیتال تهیه و ترکیب چینش، سایز فونت، املای متن و ... را چک نموده ام.
• فایل های تک تصویر را با فرمت‌های jpg و Tif و فایلهای با تعداد صفحات زیاد (کتاب) را با فرمت pdf ذخیره نموده ام.
• از اینکه برشکار برای زیبایی بیشتر محصول، برش را از داخل رنگ محصول انجام میدهد تا سفیدی نداشته باشد و محصول بعد از برش حدود 3 میلیمتر کوچکتر از فایل خواهد شد آگاهم.
• از اینکه خوانایی QR-Code به میزان جزئیات آن و بزرگی و کوچکی مقیاس آن در چاپ دارد مطلعم و مسئولیت آنرا بعهده می‌گیرم و برای کمتر شدن این مشکل آن را بصورت تک رنگ مشکی(K100) ارائه نموده ام.